どこから手をつければいいか分からない作業には”型”を集めて対処する

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Karate kick at sunrise
Karate kick at sunrise / bluesbby

やらなきゃいけないことがたくさんあるんだけど、どこから手を付けて良いか分からない。
そういうことよくありますよね。

昨日の記事で書いた通り、タスクを細分化するというのも一つのやり方ですが、他にも効率を上げる方法があります。

それは”型”を使うことです。

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どこから手をつければいいか分からない作業には”型”を集めて対処する

あらかじめ”型”を集めておくと便利

型といっても武術ではないですよ。
作業効率を上げるための型のことです。
カッコよく横文字で言うと”フォーマット”とか”テンプレート”とか”フレームワーク”とか呼ばれているものですね。

例えば報告書を書くにしても、毎回毎回ゼロから作っていては非効率的です。
事前に書くべき項目を挙げておき、それを埋めていく方が10倍くらい速いでしょう。

報告書、企画書、設計書、メールの定型文など、仕事で使える”型”はどんどん作って保存しておくべきです。
作るのに多少手間はかかりますが、その後継続して効率化できることを考えれば十分回収できますよ。

“型”はどうやって集める?

まず世間一般にはフレームワークと言う便利なものがあります。
「マーケティングの4P」とか「SWOT分析」という名前を聞いたことはありませんか?
要するに何かを考えるときにポイントとなる部分をパターンに落とし込んで使えるようにしたものですね。

この手のフレームワークはWebで調べればたくさん出てきますし、専門の本もありますので自分に必要なモノを集めておくと役立ちます。

次に報告書やメールの定型文などのフォーマットについて。
自分で考えることができればベストですが、手っ取り早いのはよくできているフォーマットをパクること。

回覧などで回ってきた報告書やメールは、自分に関係ない内容でも一通り目を通しておくと参考になったりします。

これらを少しずつ集め、自分なりにカスタマイズできれば作業効率は上がるはずです。

まとめ

これらの“型”の便利なところは、問題に対処するときにゼロから考える必要がなくなるということ。
何から手を付けて良いか分からない場合でも、”型”があれば取っ掛かりにはなるはずです。
こういう”型”をいくつ持っているか、これが効率化のカギかもしれません。

作業の効率化を図りたいならコチラもどうぞ




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2015-08-15 | Posted in 思考・仕事術No Comments » 
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