前回の記事で各リストに振り分けたタスク。
基本的にはここからその日にやるべきタスクを引っ張り出し、粛々とタスクをこなしていくのですが…終了したタスクや新たに発生した「気になること」を放置していては、いずれタスク管理システムが崩壊する可能性があります。
そうならないために行うのがリストを最新の状態に更新する、GTDで言うところのレビューです。
信頼できるタスク管理には最新状態のリストが必須
タスク管理システムがもたらす最大の恩恵は、抱えているタスクやプロジェクトを頭の外に出して管理することで、常に頭をクリアーな状態にしておくことにあります。
逆に言えば、タスク管理システムは常に信頼できる状態にアップデートしておかなくてはならないということです。
そのためには定期的にリストの内容をチェックする”レビュー”を行う必要があります。
レビューには大きく分けて「日次レビュー」と「週次レビュー」の2つが挙げられます。
日次レビュー
その名の通り毎日行うレビューです。
レビューと行っても難しいことではなく、1日にやるべきタスクをチェックする作業がメインになります。
具体的には「カレンダー」から今日やるべきタスクを、「次にやることリスト」から今日できそうなタスクを抜き出し、「今日やることリスト」を作ります。
したがってタイミングとしては朝一番、もしくは前日の夜にやるのが良さそうです。
余裕があれば「INBOX」に入っている「気になること」を処理しておくと何かと便利です。
「今日やることリスト」の作り方についてはまた別稿で紹介します。
週次レビュー
毎日の「やることリスト」を作る日次レビューとは別に、週に一度「気になること」を集めたり、現在抱えているプロジェクトの進捗状況などをチェックする週次レビューを行う必要があります。
方法は人それぞれですが、下記のようにすすめるとやりやすいでしょう。
- 一週間のあいだに溜まった「頭の中の気になること」を収集＆処理
- 「カレンダー」をチェックして来週の予定に目を通す
- 「プロジェクトリスト」をチェックして抱えているプロジェクトの進捗を把握
- 「次にやることリスト」を更新
- 「いつかやることリスト」をチェック
とりあえずこれくらいやっておけば最低限のタスク管理システムは維持できるはずです。
時間にして1〜2時間はかかりますが、タスク管理システムが崩壊したときの手間を考えれば、それくらいのコストは払うべきでしょう。
まとめ
日次・週次レビューについて解説をしました。
「月次」「半期」「年次」といったもっと大きな単位でのレビューもありますが、こちらはもっと大きな目標やビジョン、人生戦略についてのレビューとなりますので今回は割愛します。
さて、ここまでくればあとはタスクをこなしていくだけです。
次回はタスクの”実行”について解説いたします。
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