【GTD再学習#05】やることリストにいつまでも残り続けるタスクを片付ける

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GTDを再開して、1ヶ月半。
さぞかしストレスフリーにタスクをこなせているのだろう…と思いきや、タスクがあまり減っていません。

厳密に言うと日々の瑣末なタスクはそれなりにこなせているのですが、いわゆる”プロジェクト”系のタスクがこなせていない感じです。

これは一体なぜなのでしょう?
今回はこの辺りについて考えてみます。

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【GTD再学習#05】やることリストにいつまでも残り続けるタスクを片付ける

タスクを実行するにはパワーが必要?

GTDでは、次の4つの基準で実行できるタスクを判断します。

  1. そのときの状況
  2. 使える時間
  3. 使えるエネルギー
  4. 優先度

単発のちょっとしたタスク(○○を買うなど)であればこの基準でカバーできますが、”プロジェクト”や”目標を達成するためのタスク”はなかなか着手できません。

特に目標は「重要だけど緊急ではないこと」レベルのタスクが多いため、上記4つの基準で判断するとどうしても後回しになってしまいがちです。

何かうまい方法はないものでしょうか?

「ToDoリスト」を作る

「なんだ、当たり前じゃないか」とお叱りを受けそうですが…。

GTDではタスクの洗い出しについては徹底して行いますが、それを「いつやる」と言うところまではあまり言及していません。

※実行する日が決まっているタスクはカレンダーに入れますが、これはあくまで「この日にやる」というリマインダーなんですね。

それとは別に洗い出されたタスク群の中から「今日はこれとこれを実行する」というToDoを抜き出しておけば、プロジェクトが進まないという問題は解決できそうです。

ではその「ToDoリスト」どのように作ればいいのでしょうか?

ToDoリスト作成の注意点

ToDoリストを作成する際は以下の点に注意すること必要がありそうです。

実行可能なタスクレベルまで落とし込まれている
これはGTDの基本概念ですね。
すべてのタスクは物理的に実行可能な具体的行動になっていることが前提です。

その日のMIT(Most Important Task)を決める
MITとはその日に絶対達成すべきタスクのこと。
日々の雑用に埋もれてしまいがちな目標達成のためのタスクなどを設定しましょう。
これで少なくともプロジェクトが進まない事態は回避できそうです。

その日にやると決めたToDoに集中し、後からタスクを追加しない
これは「クローズドリスト」の考え方です。
クローズドリストとは「マニャーナの法則」で提唱されている、一日の作業量をあらかじめ決めておくことで効率的に作業を進めるためのリスト。

あらかじめその日のタスクを決めておくことで、タスクにかけるリソース(時間や体力・気力など)を有効に活用することができます。
あれもこれもと手をつけた結果、何もできなかったでは哀しいですからね。

まとめ

今回ToDoリストを作るという、ある意味当たり前の事に気づいたのは
「GTD+R」という手法を見なおした結果です。

「GTD+R」ではタスク1つにつき1枚のシートを作り、それを「TODAY」「WEEK」と言ったポケットに割り振ることでゲーム感覚でタスクをこなすという手法。
「TODAY」ポケットの中のシートがなくなればその日のタスクは終了となります。

これを見た時にGTDではこの「その日のタスクをこなす」という事にあまり言及していないということに気づきました。
どうもGTDの考え方にとらわれすぎてしまっていたようです。

GTDは「タスクを洗い出し管理する優れた手法」であり、完璧な「タスク実行の手法」ではないと認識したほうがいいのかもしれませんね。

GTDについてはコチラの記事もどうぞ






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2013-03-02 | Posted in タスク管理・GTDNo Comments » 
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