何かを成し遂げたいのなら面倒くさくない仕組みを作る

思考・仕事術
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Flowcharting templates, pt. 4 / Marcin Wichary

8/1から東京マラソンのエントリ申し込みが始まっています。
今年も懲りずにエントリしてみましたが…どうなることやら(2年連続落選中)。
当選したら新たな目標に向けて練習内容を見直しますけどね。

さて、何か目標に向かって進むというのは楽しい反面、モチベーションを保ち続けないと上手くモノにすることができないものです。

そのために必要なのが”面倒くさくない仕組み”を作ること。
仕組み作りのコツを3つご紹介します。

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何かを成し遂げたいのなら面倒くさくない仕組みを作る

1.仕組み=システム化

仕組みと言うのはつまるところシステム化のことです。
あらかじめ行動の段取りや手順を決めておき、あとはそれを機械的・自動的に回すことができるようにするってことですね。

システマチックに淡々と物事をこなしていけば、最終的にはゴールにたどり着けます。

機械的にこなすのは何だか味気ない…と思うかもしれませんが、余計な感情(=面倒くさい)がはさまれないため効果が出やすいはずです。

特に今はスマートフォンのアプリをはじめ、便利なツールがたくさんあります。
これらをうまく使わない手はありませんよね。

2.仕組みを作るにはある程度の準備期間が必要

じゃあさっそく仕組み作りをして明日から効率アップ!…とは上手くいきません。
簡単な仕組みであれば半日で作れるかもしれませんが、効率のよい仕組みを作るにはある程度の準備期間が必要となります。

まずは仕組みの設計図を作り、それぞれにふさわしいツールを選定。
使い方を覚えながら少しずつシステムに組み込んでいきます。

例えば私は最近”タスク管理システム”を作りました。
タスク管理サービスである「Toodledo」を中心に、プロジェクト管理用に「Todoist」、スケジュール管理用に「Googleカレンダー」、時間見積もりに「Toggl」、メモやプロジェクトの資料管理に「Evernote」などオンラインサービスを使い、一連の流れがスムースに動くような構成で運用しています。

まだ始めて10日程度ですが、作業効率がアップを実感していますよ。

もちろんもっとアナログな手法を取っても問題ありません。
要は自分にとって使いやすいシステムをつくり上げることが大事なのです。

3.仕組みは作りっぱなしではダメ、常にカスタマイズ

仕組みは一度しっかりと作り込んでしまえば、あとはそれにしたがって動いて行くだけでOKです。

ただし定期的な見直しは必要。
機械が定期的にメンテナンスを必要とする用に、仕組みもメンテナンスしてあげましょう。

もっと効率化できる部分が出てきたり、もっと便利なツールが出回っているかもしれません。

少しでも不便だと感じた部分があれば、それに代替できるものはないか考え、仕組みのバージョンアップをしてみましょう。

まとめ

仕組み、システム化、効率化…なんて書くと「機械的で味気ない」とか「人間らしさを感じない」という声が出てくるかもしれません。

確かに感情的な部分を排除しているので、人間らしさとは真逆の部分ではあるでしょう。

しかしだからと言って仕組みに頼らずに物事をこなしていくのは、私を含め凡人には難しい部分もあります(よほどストイックに自分を律することができるのであれば別ですが)。

「面倒くさい」という感情的な部分を切り離した仕組みを作れば、効果的に物事をこなしていくことができます。

効果的に物事をこなし、浮いた時間で人間らしい活動をする。
これこそが理想的な形なんじゃないかと思います。

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